Ngành F&B bước vào giai đoạn quản lý minh bạch hơn
Hoạt động kinh doanh nhà hàng, quán ăn và đồ uống ngày càng gắn chặt với dữ liệu doanh thu, hóa đơn, nguồn gốc nguyên liệu và hồ sơ vận hành.
Điều này đòi hỏi doanh nghiệp không chỉ tập trung bán hàng mà còn phải xây dựng hệ thống quản lý đủ rõ ràng để đáp ứng các nghĩa vụ pháp lý mới.
Hộ kinh doanh chuyển từ thuế khoán sang kê khai
Từ năm 2026, phương pháp thuế khoán được thay thế bằng hình thức quản lý dựa trên doanh thu thực tế.
Sự thay đổi này tác động trực tiếp đến nhiều quán ăn, quán cà phê và cửa hàng đồ uống đang hoạt động theo mô hình hộ kinh doanh.
Chủ quán cần ghi nhận doanh thu đầy đủ, lưu trữ chứng từ và tổ chức sổ sách phù hợp thay vì chỉ dựa vào mức thuế cố định như trước.
Ngưỡng doanh thu không phải chịu thuế được điều chỉnh
Theo chính sách hiện hành, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có doanh thu năm không vượt quá 1 tỷ đồng thuộc diện không phải nộp một số loại thuế kinh doanh theo quy định.
Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần theo dõi doanh thu thực tế và thực hiện các nghĩa vụ đăng ký, kê khai hoặc cung cấp thông tin khi thuộc trường hợp được yêu cầu.
Việc chia nhỏ doanh thu hoặc không ghi nhận đầy đủ giao dịch để duy trì dưới ngưỡng có thể tạo ra rủi ro khi cơ quan quản lý đối chiếu dữ liệu.
Hóa đơn điện tử trở thành yêu cầu quan trọng
Hộ kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
Đối với lĩnh vực bán lẻ, ăn uống và dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là hình thức phù hợp với hoạt động phát sinh nhiều giao dịch mỗi ngày.
Hệ thống bán hàng, máy tính tiền và phần mềm kế toán cần được kết nối đồng bộ để tránh chênh lệch giữa doanh thu thực tế và doanh thu kê khai.
Thời điểm lập hóa đơn cần được xác định đúng
Đối với dịch vụ ăn uống, hóa đơn thường được lập khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc hoàn toàn vào thời điểm khách hàng đã thanh toán hay chưa.
Quán cần thiết lập quy trình rõ ràng cho đơn dùng tại chỗ, mang đi, giao hàng và đặt tiệc.
Việc dồn nhiều giao dịch, bỏ sót hóa đơn hoặc lập sai thời điểm có thể khiến dữ liệu doanh thu thiếu chính xác.
Quy định an toàn thực phẩm đã được cập nhật
Khung pháp lý về an toàn thực phẩm được điều chỉnh trong năm 2026, thay thế một số quy định đã áp dụng từ trước.
Doanh nghiệp F&B cần rà soát lại giấy tờ, điều kiện cơ sở, hồ sơ nguyên liệu, quy trình chế biến và những thủ tục liên quan đến sản phẩm đang kinh doanh.
Không nên mặc định rằng hồ sơ đã làm nhiều năm trước vẫn đáp ứng đầy đủ yêu cầu hiện tại.
Nguồn gốc nguyên liệu phải rõ ràng hơn
Hóa đơn, chứng từ mua hàng và thông tin nhà cung cấp ngày càng quan trọng trong quá trình kiểm tra an toàn thực phẩm.
Nguyên liệu mua từ nguồn không ổn định có thể gây khó khăn khi cần truy xuất hoặc xử lý sự cố.
Doanh nghiệp nên lưu hồ sơ theo từng nhóm hàng, kiểm tra ngày nhập và xây dựng danh sách nhà cung cấp đã được đánh giá.
Quy trình chế biến cần được chuẩn hóa
An toàn thực phẩm không chỉ nằm ở giấy chứng nhận. Điều kiện bếp, nguồn nước, bảo quản, vệ sinh dụng cụ và việc tách biệt thực phẩm sống – chín đều cần được duy trì hằng ngày.
Nhật ký vệ sinh, kiểm tra nhiệt độ và hướng dẫn thao tác giúp quán chứng minh quy trình được thực hiện thực chất, không chỉ mang tính đối phó.
Thông tin món ăn và quảng cáo phải trung thực
Tên món, thành phần, khối lượng, giá bán và các nội dung quảng cáo cần được trình bày rõ ràng.
Những tuyên bố như “hữu cơ”, “tốt cho sức khỏe”, “không đường” hoặc “hoàn toàn tự nhiên” nên có căn cứ phù hợp.
Thông tin gây hiểu nhầm có thể làm giảm niềm tin của khách hàng và tạo ra rủi ro liên quan đến quyền lợi người tiêu dùng.
Quy định phòng cháy được siết chặt
Luật về phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ mới đã có hiệu lực từ ngày 1/7/2025.
Nhà hàng và quán ăn cần đặc biệt chú ý đến hệ thống điện, bếp gas, khu vực chứa nhiên liệu, lối thoát nạn và phương tiện chữa cháy tại chỗ.
Thiết bị phải được bố trí đúng vị trí, kiểm tra định kỳ và phù hợp với quy mô của cơ sở.
Cải tạo mặt bằng phải tính đến an toàn
Việc chia phòng, lắp vách trang trí, mở rộng bếp hoặc thay đổi công năng có thể ảnh hưởng đến lối thoát hiểm và điều kiện phòng cháy.
Chủ quán không nên chỉ dựa vào thiết kế đẹp hoặc tối ưu chỗ ngồi. Mọi thay đổi cần bảo đảm hành lang di chuyển, cửa thoát và khả năng tiếp cận khi có sự cố.
Nhân sự bán thời gian có thể thuộc diện đóng bảo hiểm
Từ ngày 1/7/2025, phạm vi tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc đã được mở rộng đối với một số người lao động làm việc không trọn thời gian.
Đây là vấn đề đáng chú ý với ngành F&B vì nhiều quán sử dụng nhân viên theo ca hoặc theo giờ.
Doanh nghiệp cần phân biệt rõ cộng tác viên, lao động thời vụ và người làm việc theo hợp đồng để xác định nghĩa vụ phù hợp.
Hợp đồng lao động cần phản ánh đúng thực tế
Việc gọi người lao động là “cộng tác viên” không tự động loại bỏ nghĩa vụ của người sử dụng lao động nếu tính chất công việc thực tế giống quan hệ lao động.
Lịch làm, mức lương, thời gian thử việc, trách nhiệm công việc và phương thức thanh toán nên được thể hiện rõ bằng văn bản.
Hồ sơ minh bạch giúp hạn chế tranh chấp và giúp doanh nghiệp dự tính chính xác chi phí nhân sự.
Dữ liệu khách hàng phải được bảo vệ
Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân có hiệu lực từ ngày 1/1/2026, tác động đến những doanh nghiệp thu thập số điện thoại, ngày sinh, lịch sử mua hàng hoặc thông tin thành viên.
Khách hàng cần biết dữ liệu được thu thập để làm gì, được lưu trong bao lâu và có được chia sẻ với bên khác hay không.
Doanh nghiệp không nên tự động sử dụng thông tin đặt hàng để gửi quảng cáo khi chưa có căn cứ phù hợp.
Camera và dữ liệu nhân viên cũng cần được quản lý
Hình ảnh từ camera, dữ liệu chấm công, hồ sơ tuyển dụng và thông tin tài khoản của nhân viên đều có thể liên quan đến dữ liệu cá nhân.
Quán cần giới hạn người được truy cập, quy định thời gian lưu trữ và có biện pháp bảo vệ trước nguy cơ thất thoát.
Việc sử dụng camera phải phục vụ mục đích rõ ràng, tránh xâm phạm không cần thiết đến quyền riêng tư của khách hàng và người lao động.
Bán hàng trực tuyến phải nhất quán với tại quán
Giá bán, hình ảnh, mô tả sản phẩm và điều kiện khuyến mãi trên ứng dụng cần rõ ràng.
Khách hàng cần được biết đầy đủ các khoản phí, điều kiện hủy đơn và chính sách xử lý khi món giao sai, thiếu hoặc không bảo đảm chất lượng.
Không nên để mỗi kênh bán hàng sử dụng một bộ thông tin khác nhau, gây nhầm lẫn hoặc khó giải quyết khi phát sinh khiếu nại.
Doanh nghiệp nên chủ động rà soát định kỳ
Chính sách có thể thay đổi theo thời gian, quy mô doanh thu và loại hình kinh doanh.
Doanh nghiệp nên định kỳ kiểm tra hồ sơ thuế, hóa đơn, lao động, an toàn thực phẩm, phòng cháy và dữ liệu khách hàng.
Những vấn đề chưa rõ cần được đối chiếu với cơ quan quản lý, kế toán hoặc đơn vị pháp lý có chuyên môn trước khi áp dụng.
Tuân thủ tốt cũng là một lợi thế cạnh tranh
Quy định mới có thể làm tăng khối lượng công việc ban đầu, nhưng cũng thúc đẩy thị trường F&B vận hành minh bạch và chuyên nghiệp hơn.
Một cơ sở có hóa đơn rõ ràng, nguyên liệu truy xuất được, nhân sự ổn định và quy trình an toàn sẽ dễ tạo niềm tin với khách hàng, đối tác và nhà đầu tư.
Trong dài hạn, tuân thủ pháp luật không chỉ giúp hạn chế rủi ro. Đây còn là nền tảng để thương hiệu mở rộng bền vững.